Audita departamenta reglaments

2020.gada 5.augustā
Rīgā, Republikas laukumā 2

 

Latvijas Republikas Zemkopības ministrijas
Audita departamenta
reglaments 

 

Izdots saskaņā ar Valsts pārvaldes 
iekārtas likuma 73.panta pirmās daļas
1.punktu, 75.panta otro daļu

 


1. Zemkopības ministrijas Audita departaments (turpmāk – departaments):
1.1. ir valsts sekretāram tieši pakļauta struktūrvienība; 
1.2. ir funkcionāli neatkarīgs no pārējām ministrijas struktūrvienībām savas darbības plānošanā, iekšējā audita, Eiropas Savienības (turpmāk – ES) fondu audita un revīziju veikšanā un ziņojumu sagatavošanā;
1.3. neiesaistās ministrijas tiešo funkciju un uzdevumu veikšanā, Eiropas Komisijas (turpmāk – EK) daļēji vai pilnīgi finansēto programmu un projektu īstenošanā, atsevišķu projektu vai programmu izstrādē, kā arī iekšējās kontroles sistēmas izveidošanā. Departaments šādu funkciju un uzdevumu veikšanā var piedalīties ar padomdevēja tiesībām;
1.4. departaments sastāv no divām nodaļām (turpmāk – nodaļas):

1.4.1. Iekšējā audita nodaļa;
1.4.2. Revīzijas nodaļa.

 

2. Departamenta mērķi:
2.1. ar neatkarīgu un objektīvu darbību sniegt iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu un konsultācijas, lai pilnveidotu un uzlabotu ministrijas un padotības iestāžu darbību un pārvaldības procesu, kā arī, lai līdzdarbotos ministrijas noteikto mērķu sasniegšanā;
2.2. sniegt neatkarīgu un objektīvu novērtējumu par valsts budžeta un ES finansiālo interešu aizsardzības nodrošināšanu. 

 

3. Departamenta galvenās darbības jomas:
3.1. ministrijas un padotības iestāžu pamatdarbības, vadības un atbalsta sistēmu iekšējais audits;
3.2. Eiropas Jūrlietu un zivsaimniecības fonda (turpmāk – EJZF) revīzijas iestāde;
3.3. nodrošināt Eiropas Lauksaimniecības garantiju fonda (turpmāk – ELGF) un Eiropas Lauksaimniecības fonda lauku attīstībai (turpmāk – ELFLA) auditus.

 

4. Departamenta funkcijas:
4.1. sniegt ieguldījumu risku vadības un kontroles sistēmas uzlabošanā, identificējot un novērtējot būtiskākās riska jomas; 
4.2. līdzdarboties ministrijai un tās padotības iestāžu efektīvas kontroles sistēmas uzturēšanā, sistemātiski pārbaudot un novērtējot tās efektivitāti un lietderību, izstrādājot ieteikumus tās pilnveidošanai; 
4.3. īstenot noteikto atbildību par EJZF revīzijas iestādes funkciju izpildi;
4.4. nodrošināt auditus un citu uzdevumu izpildi saskaņā ar ELGF un ELFLA Kompetentās iestādes norādījumiem un rīkojumiem;
4.5. uzturēt ministrijā izveidoto Integrētās vadības sistēmu (turpmāk – IVS);
4.6. sniegt konsultācijas ministrijas un tās padotības iestāžu vadībai, un citām ministrijas struktūrvienībām savas kompetences ietvaros tiktāl, cik tas neietekmē departamentā nodarbināto objektivitāti un nav pretrunā ar ministrijas Ētikas kodeksa principiem, ar mērķi pilnveidot iekšējo kontroles sistēmu.

 

5. Departamenta galvenie uzdevumi ir:

5.1. Iekšējā audita nodaļai: 
5.1.1. formulēt iekšējā audita politiku ministrijā un padotības iestādēs, iesniegt valsts sekretāram un ministram priekšlikumus par iekšējā audita sistēmas izveidi un pilnveidošanu; 
5.1.2. sagatavot un tiesību aktos noteiktajā kārtībā un termiņos iesniegt valsts sekretāram apstiprināšanai iekšējā audita stratēģisko plānu, gada plānu un darbības gada pārskatu;
5.1.3. sagatavot un iesniegt apstiprināšanai valsts sekretāram ministrijas iekšējā audita darba organizācijas un iekšējā audita ieteikumu ieviešanas uzraudzības kārtību;
5.1.4. saskaņā ar valsts sekretāra apstiprināto iekšējā audita stratēģisko plānu nodrošināt uz risku novērtējumu balstītus atbilstības un efektivitātes iekšējos auditus, kuros sniegt vērtējumu par:
5.1.4.1. iekšējās kontroles darbības atbilstību ministrijas vai iestādes mērķiem;
5.1.4.2. finanšu uzskaites un citas informācijas ticamību un pietiekamību;
5.1.4.3. ministrijas vai iestādes darbības atbilstību tiesību aktiem, noteiktajām funkcijām un apstiprinātajiem rīcības plāniem;
5.1.4.4. ministrijas vai iestādes darbības resursu izmaksu efektivitāti, ekonomisko efektivitāti un funkcionālo efektivitāti, resursu sargāšanu no zaudējumiem;
5.1.5. nodrošināt auditus un citu uzdevumu izpildi saskaņā ar ELGF un ELFLA Kompetentās iestādes norādījumiem un rīkojumiem, kā arī ar citu ES fondu ārējo normatīvo aktu prasībām;
5.1.6. valsts sekretāra vai ministra uzdevumā veikt darba plānā neparedzētus auditus, cita veida pārbaudes un konsultatīvus pakalpojumus;
5.1.7. sniegt konsultācijas ministrijas un padotības iestāžu vadībai un struktūrvienībām par procesiem, procedūrām, riska vadības, finanšu vadības un citiem iestādes (struktūrvienības) darba efektivitātes uzlabošanas jautājumiem nodaļas kompetences ietvaros un tiktāl, cik tas neietekmē auditoru objektivitāti;
5.1.8. veikt valsts sekretāra apstiprināto ieteikumu regulāru uzraudzību;
5.1.9. sniegt konsultācijas ministrijas un tās padotības iestāžu vadībai, un citām ministrijas struktūrvienībām savas kompetences ietvaros ar mērķi pilnveidot iekšējo kontroles sistēmu.

 

5.2. Revīzijas nodaļai:
5.2.1. nodrošināt EJZF revīzijas iestādei noteikto funkciju izpildi, ievērojot ES tiesību aktus un EK izstrādāto vadlīniju prasības;
5.2.2. sagatavot un regulāri aktualizēt revīzijas iestādes stratēģiju;
5.2.3. veicot sistēmu revīzijas un pārskatu revīzijas, sniegt vērtējumu par pārvaldības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti un atbilstību EK izvirzītajām prasībām un kritērijiem;
5.2.4. veikt darbību revīzijas ministrijā, Lauku atbalsta dienestā un pie atbalsta saņēmējiem par izmaksāto un EK deklarēto izdevumu likumību un pareizību;
5.2.5. sagatavot un nepieciešamības gadījumā aktualizēt sistēmu, pārskatu un darbību revīziju veikšanas metodiku;
5.2.6. sagatavot EJZF gada kontroles ziņojumus un sniegt atzinumu EK par pārskatos sniegtās informācijas patiesumu un objektivitāti un vai EK iesniegtais pieteikums par izdevumu atmaksāšanu ir likumīgs un pareizs un vai ieviestās kontroles sistēmas darbojas atbilstoši un efektīvi;
5.2.7. sagatavot EJZF noslēguma deklarāciju un noslēguma kontroles ziņojumu iesniegšanai EK;
5.2.8. nodrošināt piedalīšanos ELGF un ELFLA Kompetentās iestādes uzdevumu izpildē par maksājumu iestādes akreditācijas uzraudzību, sertifikācijas iestādes izvēli;
5.2.9. uzturēt un aktualizēt ministrijā izveidoto IVS;
5.2.10. veikt ārējo auditu, t.sk. Valsts kontroles revīziju ieteikumu un to ieviešanas uzskaiti;
5.2.11. sniegt konsultācijas ministrijas un tās padotības iestāžu vadībai, un citām ministrijas struktūrvienībām savas kompetences ietvaros ar mērķi pilnveidot iekšējo kontroles sistēmu.


6. Departamenta tiesības:
6.1. iepazīties ar ministrijas, padotības iestādes vai EJZF finansējuma saņēmēja rīcībā esošiem dokumentiem (arī to tekstiem elektroniskā formā) un saņemt to kopijas, kā arī ar finanšu informāciju, telpām un citām materiālajām vērtībām, kas attiecas uz iekšējo auditu, EJZF sistēmu, pārskatu un darbību revīzijām, cita veida pārbaudēm un konsultatīviem pakalpojumiem; 
6.2. pieprasīt papildinformāciju un paskaidrojumus no auditējamiem par  jautājumiem, kas saistīti ar iekšējo auditu, EJZF sistēmu, pārskatu un darbību revīzijām, cita veida pārbaudēm un konsultatīviem pakalpojumiem;
6.3. nodaļas ierēdņiem rakstiski ziņot nodaļas vadītājam, bet nodaļas vadītājam rakstiski departamenta direktoram, bet departamenta direktoram informēt valsts sekretāru par jebkuru atteikumu sniegt nepieciešamo informāciju vai dokumentus;
6.4. departamenta direktoram ir pienākums informēt valsts sekretāru vai Iekšējā audita padomi, lai novērstu situāciju, kad tiek ietekmēta vai varētu tikt ietekmēta iekšējā audita veikšanas neatkarība vai objektivitāte;
6.5. departamenta nodarbinātajiem ir pienākums nekavējoties informēt departamenta direktoru vai attiecīgi nākamo augstāko amatpersonu par gadījumiem, kad tiek atklātas nelikumības vai krāpšanas gadījumi. Departamenta direktoram ir pienākums par šādiem gadījumiem informēt valsts sekretāru.


7. Departamenta atbildība un pienākumi:
7.1. departamenta direktors ir atbildīgs par departamenta funkciju un uzdevumu izpildi un darba kvalitātes uzraudzību;
7.2. departamenta direktora pienākums ir informēt valsts sekretāru, kā arī zemkopības ministru un Iekšējā audita padomi par gadījumiem, kad tiek ietekmēta neatkarība un objektivitāte;
7.3. nodaļu vadītāji ir atbildīgi par savas nodaļas funkciju un uzdevumu izpildi un darba kvalitātes uzraudzību;
7.4. departamenta ierēdņu pienākumi un atbildība:

7.4.1. veicot iekšējos auditus, ievērot ārējos normatīvos aktus par iekšējo auditu, departamenta reglamentu, ministrijā un departamentā apstiprinātās kārtības un procedūras, Iekšējā audita profesionālās prakses standartus un Starptautiskā iekšējā audita institūta Ētikas kodeksā noteiktos auditoru ētiskas rīcības principus;
7.4.2. veicot EJZF revīzijas, ievērot atbilstošos ES tiesību aktus, vadlīnijas, revīzijas iestādes stratēģiju, metodiku, departamenta reglamentu, ministrijā un nodaļā apstiprinātās kārtības un procedūras, Starptautiskos revīzijas standartus un Ētikas kodeksā noteiktos auditoru ētiskas rīcības principus;
7.4.3. nodrošināt pietiekamu, atbilstošu un ticamu pierādījumu iegūšanu, uz kuriem balstīti pamatoti un pierādāmi slēdzieni un ieteikumi;

7.4.4. veicot amata pienākumus, atbildēt par savas darbības vai bezdarbības likumību un sagatavotajiem dokumentiem. Gadījumos, ja rodas šaubas par uzdevuma likumīgumu, atteikties no uzdevuma pildīšanas, rakstveidā par to informējot amatpersonu, kas devusi uzdevumu, kā arī attiecīgi nākamo augstāko amatpersonu, ja neizdodas vienoties par uzdevuma atsaukšanu;

7.4.5. rakstiski ziņot tiešajam vadītājam par ikvienu situāciju, kurā ir vai varētu rasties interešu konflikts;
7.4.6. nodrošināt auditējamo struktūrvienību un iestāžu izsniegto dokumentu oriģinālu saglabāšanu un atdošanu;

7.5. neizpaust iekšējā audita, revīziju un citu uzdevumu izpildes laikā iegūto informāciju trešajai personai bez valsts sekretāra atļaujas.


8. Departaments sadarbojas ar:
8.1. Finanšu ministrijas iekšējā audita struktūrvienību un ministrijas padotības iestādēm, saskaņā ar tiesību aktos noteikto;
8.2. citām ministrijām un valsts iestādēm ES fondu jomā;
8.3. valsts un ES institūcijām, līdzdarbojoties darba grupās;
8.4. Valsts Kontroli, nodrošinot pieprasīto informāciju un atbalstu tās veiktajām revīzijām;
8.5. starptautiskajām institūcijām, piedaloties informācijas apmaiņā, auditoru kvalifikācijas paaugstināšanas un citos pasākumos;
8.6. Eiropas Revīzijas palātu un Eiropas Komisiju par auditu, revīziju u.c. jautājumiem;
8.7. citām valsts un pašvaldības institūcijām, nevalstiskajām organizācijām, fiziskām un juridiskajām personām savas kompetences ietvaros;
8.8. pārējām ministrijas struktūrvienībām un veic savstarpēju informācijas apmaiņu.


9. Departamenta struktūra un darba organizācija:
9.1. departamentu vada departamenta direktors, kurš ir valsts civildienesta ierēdnis. Departamenta direktors ir tieši pakļauts valsts sekretāram un ir tiesīgs dot rīkojumus ikvienam sava departamenta ierēdnim;
9.2. departamenta direktora amata pienākumus, tiesības, nepieciešamo izglītību, profesionālās pieredzes kritērijus, amata pildīšanai nepieciešamo sadarbību, atbildību par darba norisi un tās rezultātiem nosaka valsts sekretārs, apstiprinot amata aprakstu;
9.3. departamenta direktoram ir tiesības pārstāvēt ministriju savas kompetences ietvaros Eiropas Komisijā, citās LR ministrijās un valsts pārvaldes institūcijās, pašvaldībās, kā arī attiecībās ar fiziskajām un juridiskajām personām;
9.4. nodaļas vada nodaļas vadītāji, kuri ir valsts civildienesta ierēdņi. Nodaļas vadītāji ir tieši pakļauti departamenta direktoram un ir tiesīgi dot rīkojumus ikvienam savas nodaļas ierēdnim;
9.5. nodaļu vadītāju amata pienākumi, tiesības, nepieciešamā izglītība, profesionālās pieredzes kritēriji, amata pildīšanai nepieciešamā sadarbība, atbildība par darba norisi un tās rezultātiem noteikta amata aprakstā, kuru izstrādā departamenta direktors, saskaņojot ar Juridiskā departamenta Personāla nodaļu, un apstiprina valsts sekretārs;
9.6. nodaļas ierēdņu amata pienākumi, tiesības, nepieciešamā izglītība, profesionālās pieredzes kritēriji, amata pildīšanai nepieciešamā sadarbība un atbildība par darba norisi un tās rezultātiem noteikta amata aprakstos, kurus izstrādā nodaļas vadītājs, saskaņojot tos ar departamenta direktoru un Juridiskā departamenta Personāla nodaļu un iesniedz apstiprināšanai valsts sekretāram;
9.7. jautājumus par departamenta korespondences apriti, darba laika uzskaites tabeles sagatavošanu, departamenta nodarbināto nodrošināšanu ar darbam nepieciešamajiem materiāltehniskajiem līdzekļiem kārto departamenta direktora norīkots ierēdnis.
9.8. sanāksmes departamentā par profesionālajiem un organizatoriskajiem jautājumiem, problēmām, uzdevumiem un to izpildes gaitu tiek rīkotas reizi nedēļā vai pēc nepieciešamības. 

 

10. Reglaments stājas spēkā 2020.gada 21.septembrī.


Valsts sekretāre                                                       D.Lucaua