Iekšējā audita nodaļas reglaments

2015.gada 2.februārī

Rīgā, Republikas laukumā 2

Zemkopības ministrijas Iekšējā audita nodaļas

REGLAMENTS
 

Izdots saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 73.panta pirmās daļas 1.punktu un 75.panta otro daļu, un Iekšējā audita likuma 6. panta  pirmās daļas 2.punktu

 

1. Zemkopības ministrijas Iekšējā audita nodaļa (turpmāk tekstā - Nodaļa):
1.1. ir valsts sekretāram tieši pakļauta struktūrvienība;
1.2. ir funkcionāli neatkarīga no pārējām ministrijas struktūrvienībām savas darbības plānošanā, iekšējā audita veikšanā un ziņojumu sagatavošanā;
1.3. neiesaistās ministrijas tiešo funkciju veikšanā, Eiropas Komisijas (turpmāk - EK) daļēji vai pilnīgi finansēto programmu un projektu īstenošanā, atsevišķu projektu vai programmu izstrādē, kā arī iekšējās kontroles sistēmas izveidošanā;
1.4. var piedalīties 1.3. punktā minētajās aktivitātēs ar padomdevēja tiesībām.

 

2. Nodaļas mērķi:
2.1.ar neatkarīgu un objektīvu darbību sniegt iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu un konsultācijas, lai pilnveidotu un uzlabotu ministrijas darbību un pārvaldību procesu, saglabātu ministrijas vērtības un palīdzētu ministrijai tās mērķu sasniegšanā;
2.2. sniegt neatkarīgu un objektīvu novērtējumu par valsts budžeta un Eiropas Savienības finansiālo interešu aizsardzības nodrošināšanu.

 

3. Nodaļas galvenās darbības jomas:
3.1.ministrijas un ministrijas iekšējā audita apjomā esošo padotības iestāžu pamatdarbības, vadības un atbalsta sistēmu iekšējais audits;
3.2.Eiropas Zivsaimniecības fonda (turpmāk - EZF) un Eiropas Jūrlietu un zivsaimniecības fonda (turpmāk – EJZF) Revīzijas iestāde;
3.3. ministrijā izveidotā digitāli interaktīvā Integrētā vadības sistēma (turpmāk – IVS).

 

4.Nodaļas funkcijas ir:
4.1.sniegt ieguldījumu risku vadības un kontroles sistēmas uzlabošanā, identificējot un novērtējot būtiskākās riska jomas;
4.2. palīdzēt ministrijai efektīvas kontroles sistēmas uzturēšanā, sistemātiski pārbaudot un novērtējot tās efektivitāti un lietderību un izstrādājot ieteikumus tās pilnveidošanai;
4.3.īstenot nodaļai noteikto atbildību par EZF un EJZF Revīzijas iestādes funkciju izpildi;
4.4.nodrošināt uzdevumu izpildi saskaņā ar Eiropas Lauksaimniecības garantiju fonda (turpmāk – ELGF) un Eiropas Lauksaimniecības fonda lauku attīstībai (turpmāk - ELFLA) Kompetentās iestādes norādījumiem un rīkojumiem.

 

5. Nodaļas galvenie uzdevumi ir:
5.1.formulēt iekšējā audita politiku ministrijā un padotības iestādēs, iesniegt valsts sekretāram un  ministram  priekšlikumus par iekšējā audita sistēmas izveidi un pilnveidošanu;
5.2.izstrādāt un tiesību aktos noteiktajā kārtībā un termiņos iesniegt valsts sekretāram apstiprināšanai iekšējā audita stratēģisko plānu, Nodaļas gada plānu un darbības gada pārskatu;
5.3.izstrādāt un iesniegt apstiprināšanai valsts sekretāram ministrijas iekšējā audita darba organizācijas un iekšējā audita ieteikumu ieviešanas uzraudzības kārtības projektu;
5.4.nodrošināt uz risku novērtējumu balstītu atbilstības un efektivitātes iekšējo auditu veikšanu par reglamenta 4.1.punktā noteikto darbības jomu saskaņā ar valsts sekretāra apstiprināto Nodaļas darba plānu;
5.5.veicot uz risku novērtējumu balstītus auditus, sniegt valsts sekretāram un/vai padotības iestādes vadītājam vērtējumu, ieteikumus uzlabojumiem un ietveršanai lēmumos par:
   5.5.1.iekšējās kontroles sistēmas atbilstību ministrijas vai iestādes mērķiem;
   5.5.2.finanšu pārskatu un citas informācijas ticamību un pietiekamību;
   5.5.3.darba izpildes efektivitāti un produktivitāti;
   5.5.4.atbilstību tiesību aktu prasībām;
   5.5.5.efektīvu un ekonomisku resursu izmantošanu, aktīvu kontroli un aizsardzību pret zaudējumiem;
   5.5.6.labas pārvaldības principiem.
5.6.valsts sekretāra vai ministra uzdevumā veikt Nodaļas darba plānā neparedzētus iekšējos auditus, cita veida pārbaudes un konsultatīvus pakalpojumus;
5.7.sniegt konsultācijas ministrijas un padotības iestāžu vadībai un struktūrvienībām par procesiem, procedūrām, riska vadības, finanšu vadības un citiem iestādes (struktūrvienības) darba efektivitātes uzlabošanas jautājumiem Nodaļas kompetences ietvaros un tiktāl, cik tas neietekmē Nodaļas darbinieku objektivitāti;
5.8.veikt valsts sekretāra apstiprināto ieteikumu regulāru uzraudzību;
5.9. nodrošināt padotības iestāžu, kurās izveidotas iekšējā audita struktūrvienības, koordinēšanu iekšējā audita stratēģiskajos, metodiskajos un citos jautājumos;

 

5.10.nodrošināt EZF un EJZF Revīzijas iestādei noteikto funkciju izpildi, ievērojot Eiropas Savienības tiesību aktus un EK izstrādāto vadlīniju prasības:
   5.10.1. izstrādāt un aktualizēt Revīzijas iestādes stratēģiju;
   5.10.2. veicot sistēmu auditus, kontu slēgumu un vadības deklarāciju auditus, sniegt vērtējumu par vadības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti un atbilstību EK izvirzītajām prasībām un kritērijiem;
   5.10.3. veikt darbību revīzijas Zemkopības ministrijā, Lauku atbalsta dienestā un pie finansējuma saņēmējiem par izmaksāto un EK deklarēto izdevumu likumību un pareizību;
   5.10.4.izstrādāt un aktualizēt sistēmu auditu, darbību revīziju un paraugu atlases metodiku;
   5.10.5. sagatavot gada kontroles ziņojumus un sniegt atzinumu EK par pārskatos sniegtās informācijas patiesumu un objektivitāti un vai EK iesniegtais pieprasījums par izdevumu atmaksāšanu ir likumīgs un pareizs un vai ieviestās kontroles sistēmas darbojas atbilstoši;
   5.10.6.sagatavot noslēguma deklarācijas un noslēguma kontroles ziņojumus iesniegšanai EK;

 

5.11.nodrošināt piedalīšanos ELGF un ELFLA Kompetentās iestādes uzdevumu izpildē par maksājumu iestādes akreditācijas uzraudzību, sertifikācijas iestādes izvēli;

 

5.12. Uzturēt un aktualizēt ministrijā izveidoto Integrēto vadības sistēmu:
   5.12.1.izstrādāt iekšējo normatīvo aktu projektus, kas saistīti ar IVS pilnveidošanu, kontroli un uzraudzību;
   5.12.2.konsultēt ministrijas jaunpieņemtos ierēdņus un darbinieku par IVS un tās pielietošanas praktiskajiem aspektiem;
   5.12.3.sistemātiski aktualizēt IVS esošo datu kopumu;
   5.12.4.atjaunot ministrijas darbības procesu aprakstus saskaņā ar procesu īpašnieku iesniegtajām izmaiņām;
   5.12.5.pēc nepieciešamības sniegt konsultācijas ministrijas struktūrvienībām par IVS darbību;

 

5.13. veikt Valsts kontroles revīziju ieteikumu un informācijas par to ieviešanu uzskaiti.

 

6. Nodaļas tiesības:
6.1. iepazīties ar ministrijas, padotības iestādes vai EZF un EJZF finansējuma saņēmēja rīcībā esošiem dokumentiem (arī to tekstiem elektroniskā formā) un saņemt to kopijas, kā arī ar finanšu informāciju, telpām un citām materiālajām vērtībām, kas attiecas uz iekšējo auditu, EJZF darbību revīzijām, cita veida pārbaudēm un konsultatīviem pakalpojumiem;
6.2.pieprasīt papildinformāciju un paskaidrojumus no auditējamiem par  jautājumiem, kas saistīti ar iekšējo auditu, EJZF darbību revīzijām, cita veida pārbaudēm un konsultatīviem pakalpojumiem;
6.3. Nodaļas darbiniekiem rakstiski ziņot Nodaļas vadītājam, bet Nodaļas vadītājam rakstiski informēt valsts sekretāru par jebkuru atteikumu sniegt auditam nepieciešamo informāciju vai dokumentus.
 

7. Nodaļas atbildība un pienākumi:
7.1.Nodaļas vadītājs ir atbildīgs par nodaļas funkciju un uzdevumu izpildi un iekšējā audita darba kvalitātes uzraudzības nodrošināšanu;
7.2.Nodaļas vadītājs un katrs auditors individuāli ir atbildīgs par auditos izteikto iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu, bet nav atbildīgs par sniegto un apstiprināto ieteikumu ieviešanu;
7.3. Nodaļas vadītāja pienākums ir informēt valsts sekretāru, kā arī zemkopības ministru un Iekšējā audita padomi par gadījumiem, kad tiek ietekmēta iekšējā audita neatkarība vai objektivitāte;
7.4. Nodaļas darbinieku pienākumi un atbildība:
   7.4.1. veicot iekšējos auditus, ievērot LR tiesību aktus par iekšējo auditu, Nodaļas reglamentu, ministrijā un Nodaļā apstiprinātās kārtības un procedūras, Iekšējā audita profesionālās prakses standartus un Starptautiskā iekšējā audita institūta Ētikas kodeksā noteiktos auditoru ētiskas rīcības principus;
   7.4.2. nodrošināt pietiekamu, atbilstošu un ticamu pierādījumu iegūšanu, uz kuriem balstīti pamatoti un pierādāmi slēdzieni un iekšējā audita ieteikumi;
   7.4.3. veicot amata pienākumus, atbildēt par savas darbības vai bezdarbības likumību un sagatavotajiem dokumentiem. Gadījumos, ja rodas šaubas par uzdevuma likumīgumu, ir pienākums atteikties no uzdevuma pildīšanas, rakstveidā informējot amatpersonu, kas devusi uzdevumu, kā arī attiecīgi nākamo augstāko amatpersonu, ja neizdodas  vienoties par uzdevuma atsaukšanu;
   7.4.4. rakstiski ziņot Nodaļas vadītājam par ikvienu situāciju, kurā ir vai varētu rasties interešu konflikts;
   7.4.5. nodrošināt auditējamo struktūrvienību un iestāžu izsniegto dokumentu oriģinālu saglabāšanu un atdošanu;
7.5. neizpaust iekšējā audita un citu uzdevumu izpildes laikā iegūto informāciju trešajai personai bez valsts sekretāra atļaujas.
 

8. Nodaļa sadarbojas ar:
8.1. Finanšu ministrijas iekšējā audita struktūrvienību un ministrijas padotības iestādēm, kurās izveidota un darbojas iekšējā audita struktūrvienība, saskaņā ar tiesību aktos noteikto;
8.2.Valsts Kontroli, sniedzot pieprasīto informāciju un atbalstu tās veiktajām revīzijām;
8.3.starptautiskajām audita organizācijām, piedaloties informācijas apmaiņā, auditoru kvalifikācijas paaugstināšanā un citos pasākumos;
8.4.Eiropas Komisiju par Eiropas Savienības fondu audita u.c. jautājumiem;
8.5.citām valsts un pašvaldības institūcijām, nevalstiskajām organizācijām un citām fiziskām un juridiskajām personām savas kompetences ietvaros;
8.6.pārējām ministrijas struktūrvienībām un veic savstarpēju informācijas apmaiņu.
 

9. Nodaļas struktūra un darba organizācija:
9.1. Nodaļu vada nodaļas vadītājs, kurš ir valsts civildienesta ierēdnis. Nodaļas vadītājs ir tieši pakļauts valsts sekretāram un ir tiesīgs dot rīkojumus ikvienam savas nodaļas darbiniekam.
9.2. Nodaļas vadītāja amata pienākumus, tiesības, nepieciešamo izglītību, profesionālās pieredzes kritērijus, amata pildīšanai nepieciešamo sadarbību, atbildību par darba norisi un rezultātiem nosaka valsts sekretārs, apstiprinot amata aprakstu;
9.3. Nodaļas vadītājam ir tiesības pārstāvēt ministriju savas kompetences ietvaros citās ministrijās un valsts pārvaldes institūcijās, pašvaldībās, kā arī attiecībās ar fiziskajām un juridiskajām personām;
9.4. Nodaļas vadītājam ir vietnieks, kurš ir valsts civildienesta ierēdnis;
9.5. Nodaļas vadītāja prombūtnes laikā viņa pienākumus veic nodaļas vadītāja vietnieks saskaņā ar ministrijā noteikto kārtību par amatpersonu aizvietošanu;
9.6. Nodaļas vadītāja vietnieks ir tiesīgs dot rīkojumus ikvienam nodaļas darbiniekam, saskaņojot to ar nodaļas vadītāju;
9.7. Nodaļas vadītāja vietniekam ir tiesības pārstāvēt ministriju savas kompetences ietvaros citās ministrijās un valsts pārvaldes institūcijās, pašvaldībās, kā arī attiecībās ar fiziskajām un juridiskajām personām;
9.8. Nodaļas vadītāja vietnieka prombūtnes laikā viņa pienākumu veikšana tiek nodrošināta ministrijā noteiktajā kārtībā par amatpersonu aizvietošanu;
9.9. Nodaļas ierēdņu amata pienākumus, tiesības, nepieciešamo izglītību, profesionālās pieredzes kritērijus, amata pildīšanai nepieciešamo sadarbību un atbildību par darba norisi un rezultātiem nosaka nodaļas vadītājs, kas izstrādā amata aprakstus, saskaņo tos ar Juridiskā departamenta Personāla nodaļas atbildīgo amatpersonu un iesniedz apstiprināšanai valsts sekretāram;
9.10.Nodaļā regulāri rīko sanāksmes par darba un profesionālajiem jautājumiem, problēmām, aktuālajiem uzdevumiem un to izpildi.
 

10. Reglaments stājas spēkā 2015.gada 2.februārī.

 

Nodaļas vadītāja                     Lelde Veidemane