Personu datu apstrāde Zemkopības ministrijas MS Teams komunikācijas platformā

Personu datu apstrāde Zemkopības ministrijas MS Teams komunikācijas platformā

 

Apstrādes darbība: to MS Teams grupas dalībnieku e-pasta adrešu apstrāde, kas savāktas, izmantojot Zemkopības ministrijas MS Teams komunikācijas platformu.

Datu pārzinis: Zemkopības ministrija

 1. Ievads

Informācija, ko izmantojat, lai pieteiktos MS Teams (tālruņa numurs un/vai e-pasts), būs redzama tikai tiem lietotājiem, kuriem jau ir Jūsu tālruņa numurs un/vai e-pasts viņu ierīces kontaktpersonās, kā arī, ja esat atļāvis sinhronizēt kontaktpersonas un atrast kolēģus MS Teams. Jūsu tālruņa numurs un/vai e-pasts ir redzams arī tad, ja skatāt savu profilu.

MS Teams identitātes informācija/konta identifikators var būt redzams personām, ar kurām tērzējat MS Teams.

Šis paziņojums par persondatu aizsardzību attiecas uz jūsu tālruņa numuru un/vai e-pasts apstrādi iepriekš minētajā kontekstā, izmantojot Zemkopības ministrijas MS Teams komunikācijas platforma “turpmāk – ZM Teams”.

Kopīgas atbildības ietvaros Jūsu persondatus apstrādā Zemkopības ministrija un attiecīgās MS Teams grupas vadītājs. Zemkopības ministrijas un grupas vadītāju  attiecīgā atbildība un pienākumi ir noteikti pārredzamā veidā Zemkopības ministrijas personu datu apstrādes politikā.

Zemkopības ministrija ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un ievērot jūsu tiesības uz privātumu. Zemkopības ministrija persondatus vāc un apstrādā tālāk atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti. Tāpat uz grupas pārstāvjiem attiecas noteikumi par persondatu apstrādi, kas izklāstīti Vispārīgajā datu aizsardzības regulā (“VDAR”).

Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti jūsu persondatu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti, un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Ir sniegta arī kontaktinformācija, ko varat izmantot saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura varat vērsties, ja vēlaties izmantot savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Datu valsts inspekcijas kontaktinformācija.

 2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus

Persondatu apstrādes  vispārējais mērķis ir īstenot darba grupas sanāksmes attālināti.

Šajā sakarā, ja esat devis nepārprotamu piekrišanu, tiek iegūta Jūsu tālruņa numurs un/e-pasta adrese, lai Zemkopības ministrija un grupas vadītāji varētu Jūs informēt par sanāksmes norisi, kā arī saskaņot sanāksmē virzītos jautājumus.

Turklāt jūsu datus var apstrādāt saistībā ar apstrādes atbalsta darbībām, piemēram, datu subjektu pieprasījumu apstrādi, tehniskās kvalitātes izlases pārbaudēm, darbībām, kas vajadzīgas, lai uzturētu IT sistēmu, un citām darbībām, kas var būt paredzētas tiesību aktos.

Apstrādātos persondatus var atkārtoti izmantot procedūrām ES tiesās, valstu tiesās, Eiropas Ombuda birojā vai Eiropas Revīzijas palātā.

Automatizētai lēmumu pieņemšanai, piemēram, profilēšanai, jūsu persondati netiks izmantoti.

 3. Kāds ir jūsu e-pasta adreses apstrādes juridiskais pamats

Šīs apstrādes pamatā ir jūsu atsevišķa un nepārprotama piekrišana saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta d) apakšpunktu (un VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu).

Jūsu e-pasta adrese nav uzskatāma par sensitīvu informāciju, kuras apstrāde principā ir aizliegta ar Regulas (ES) 2018/1725 10. panta 1. punktu (un VDAR 9. panta 1. punktu). Tomēr atkarībā no katras grupas tēmas un dalība tajās var atklāt informāciju par Jūsu veselību, politisko, filozofisko vai reliģisko pārliecību un uzskatiem, politisko piederību, seksuālo dzīvi vai seksuālo orientāciju, rasi vai etnisko izcelsmi vai pat dalību arodbiedrībās. Līdz ar to jūsu datu sensitivitāte var izrietēt no attiecīgās grupas temata sensitivitātes.

Saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 10. panta 2. punkta a) apakšpunktu (un VDAR 9. panta 2. punkta a) apakšpunktu), pat ja jūsu datus var kvalificēt kā īpašu datu kategoriju, to apstrāde joprojām ir atļauta šāda iemesla dēļ: “datu subjekts ir devis skaidru piekrišanu savu persondatu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem”.

 4. Kādus persondatus mēs vācam un tālāk apstrādājam

Ja esat sniedzis nepārprotamu piekrišanu, mēs iegūstam jūsu e-pasta adresi, lai Jūs ņemt dalību MS Teams grupu sanāksmēs.

Turklāt, lai nodrošinātu efektīvu apstrādi, mēs vācam dažus (meta)datus, kas saistīti ar e-pasta adreses elektronisku nosūtīšanu/iesniegšanu, konkrēti, jūsu pārlūkprogrammas izmantoto valodu, jūsu IP adresi, elektroniski ievadīto datu laiku un unikālo identifikatoru, kas tiek automātiski ģenerēts jūsu paziņojuma par atbalstu iesniegšanas brīdī.

 5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu persondatus

Standarta glabāšanas periods ir attiecīgi 12 mēneši pēc vākšanas perioda beigām.

Šis standarta glabāšanas termiņš var tikt pēc nepieciešamības pagarināts.

Tas neskar jūsu tiesības jebkurā laikā atteikties no MS TEAMS grupas; pēc jūsu pieprasījuma saņemšanas jūsu e-pasta adrese tiks izdzēsta iespējami īsā laikā.

 6. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus

Visi persondati elektroniskā formātā tiek glabāti Zemkopības ministrijas pārziņā esošajos serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Latvijas republikā esošajiem normatīviem aktiem.

Lai aizsargātu jūsu persondatus, Zemkopības ministrija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi, ņemot vērā ar datu apstrādi un apstrādāto persondatu būtību saistīto risku, ietver piemērotas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, to grozīšana vai neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros persondatiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

 7. Kam ir pieejami jūsu persondati un kam tos izpauž

Ja datus glabā ZM Teams, jūsu datiem var piekļūt tikai Zemkopības ministrijas darbinieki, kas ir īpaši pilnvaroti, pamatojoties uz principu “nepieciešamība zināt”. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanos par konfidencialitāti.

Darba grupas vadītāji var izmantot jūsu e-pasta adresi, lai nosūtītu jums un pārējiem parakstītājiem ziņojumus, bet viņiem nav piekļuves jūsu persondatiem.

 8. Kādas ir jūsu tiesības un kā tās izmantot

Jūs jebkurā brīdī varat atsaukt savu piekrišanu jūsu e-pasta adreses apstrādei, par to paziņojot Zemkopības ministrijai. Atsaukums neietekmēs tās datu apstrādes likumību, kas veikta pirms jūs atsaucāt savu piekrišanu.

Turklāt jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) (un VDAR III nodaļas) noteikumiem ir konkrētas tiesības, jo īpaši tiesības piekļūt jūsu persondatiem un tos labot, ja jūsu persondati ir neprecīzi vai nepilnīgi. Dažos gadījumos jums ir tiesības dzēst savus persondatus, ierobežot to apstrādi un iebilst pret apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar vienu no personām, kuras ir līdzatbildīgas par datu apstrādi vai – īpaši domstarpību gadījumā – ar Zemkopības ministrijas datu aizsardzības speciālistu. Ja ir nepieciešams, varat vērsties Datu valsts inspekcijā. Minēto personu kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā.

Ja vēlaties īstenot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, lūdzam pieprasījumā tās aprakstīt.

Visi pieprasījumi attiecībā uz piekļuvi persondatiem tiks izskatīti viena mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas. Visi citi pieprasījumi, uz kuriem attiecas Regulas (ES) 2018/1725 18.–25. pants (un VDAR III nodaļa), tiks izskatīti 15 darbdienu laikā. Vajadzības gadījumā minēto laikposmu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem, ņemot vērā pieprasījumu sarežģītību un skaitu.

 9. Kontaktinformācija

-      Datu pārziņi

Ja vēlaties īstenot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 un VDAR vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar Zemkopības ministriju:

Zemkopības ministrija:

Adrese: Republikas laukums 2, Rīga, LV-1981

E-pasta adrese: pasts@zm.gov.lv

Darba grupas vadītāja kontaktinformāciju atradīsiet Zemkopības ministrijas portālā: https://www.zm.gov.lv/zemkopibas-ministrija/struktura/

 -      Datu aizsardzības speciālisti 

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu: das@zm.gov.lv

-      Datu aizsardzības iestādes

Ja uzskatāt, ka jūsu dati tiek apstrādāti nelikumīgi, jums ir arī tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Kontaktinformācija ir pieejama šeit:  https://www.vdi.gov.lv/lv